جلسه تعیین تکلیف اسناد راکد سازمان جهاد کشاورزی استان گیلان با حضور رئیس گروه اسناد راکد وزارت جهاد کشاورزی، مدیرکل اسناد و کتابخانه ملی استان، رئیس، معاونان و مدیران سازمان جهاد کشاورزی استان گیلان برگزار شد.

به گزارش روابط عمومی سازمان جهاد کشاورزی استان گیلان، صالح محمدی، رئیس سازمان جهاد کشاورزی گیلان در این جلسه با اشاره به اهمیت بایگانی الکترونیکی اسناد و مکاتبات اداری، اظهار کرد: حجم اسناد و مکاتبات تولید شده در وزارت جهاد کشاورزی متناسب با خدمات ارائه شده به جامعه هدف، بسیار بالاست.

وی از شکل گیری بخش عمده اسناد و مکاتبات اداری در بخش امور اراضی خبر داد و خاطرنشان کرد: حفاظت از این اسناد هم برای کیفیت خدمات ارائه شده به مراجعین، ضرورت دارد و هم به احقاق حقوق سازمانی کمک می کند.

رئیس سازمان جهاد کشاورزی گیلان با بیان اینکه در نگهداری اسناد و مدارک باید دقت شود، ادامه داد: بایگانی اسناد راکد و نگهداری مکاتبات با استفاده از تکنولوژی های جدید در دستور کار است.

محمدی خواستار استفاده از ظرفیت اتوماسیون برای نگهداری مکاتبات شد و گفت: کارکنان دستگاه ها باید آموزش‌های لازم را درباره بایگانی الکترونیکی کسب کنند تا زمینه نگهداری طولانی مدت اسناد و دسترسی سریع به آنها فراهم شود.

وی عدم دسترسی و عدم دقت در نگهداری مکاتبات را موجب ایجاد چالش به ویژه در حوزه امور اراضی دانست و بیان کرد: با بایگانی الکترونیکی اسناد و استفاده از نرم‌افزارهای مرتبط مبتنی بر هوش مصنوعی می‌توانیم پاسخگویی سریع به مراجعین داشته باشند و از سرگردانی اسناد جلوگیری کنیم.